Сайт использует cookie-файлы, чтобы сделать ваше пребывание на нем максимально удобным. К cайту подключен сервис веб-аналитики Яндекс. Метрика, использующий cookie-файлы. Оставаясь на сайте, вы даете свое согласие на обработку персональных данных в порядке, указанном в Политике обработки персональных данных.
27.10.2025
Организация выставок
Этапы, советы экспертов и план бюджета
Выставка — это эффективный инструмент продвижения продукции, привлечения новых партнёров и укрепления имиджа компании.
Зачем организовывать выставку и какие цели ставить?
Участие в выставке позволяет:
Задачи выставки включают разработку стенда, подготовку экспозиции, организацию презентаций и мастер-классов, а также привлечение участников и посетителей.
Важно заранее определить целевую аудиторию: кто придёт, чего ожидает, какие вопросы задаёт. Это позволит правильно выбрать формат стенда, экспозицию и создать возможности для взаимодействия с гостями.
- Показать свои продукты и услуги, в том числе новые, широкой аудитории
- Установить деловые контакты, обменяться опытом
- Собрать ценные отзывы
- Укрепить имидж компании
- Проанализировать рынок и конкурентов.
Задачи выставки включают разработку стенда, подготовку экспозиции, организацию презентаций и мастер-классов, а также привлечение участников и посетителей.
Важно заранее определить целевую аудиторию: кто придёт, чего ожидает, какие вопросы задаёт. Это позволит правильно выбрать формат стенда, экспозицию и создать возможности для взаимодействия с гостями.
Этапы организации выставки
Планирование и подготовка
На этом этапе необходимо:
- 01Уточнить, что именно вы хотите получить от участия: продажи, узнаваемость или сбор контактов.
- 02Определить формат: международная, тематическая или профильная.
- 03Учитывать аудиторию, используя анкеты прошлых мероприятий или статистику посещаемости выставок по отрасли.
- 04Решить с местом проведения: конгресс-центр, выставочный зал или открытая площадка.
Разработка концепции и экспозиции
Нужно определить, какие продукты или услуги будут представлены, какие материалы использовать, и как организовать пространство для взаимодействия с посетителями. Часто выделяют три зоны: презентационная, демонстрационная, переговорная.
Выбор формата стенда зависит от целей и участников:
Выбор формата стенда зависит от целей и участников:
- B2BПереговорные зоны, демонстрации продукции, презентации новых решений, маркетинговые активности.
- B2CДегустации, конкурсы, мастер-классы, сувенирная продукция.
Примеры экспозиции
Подготовка материалов и техническое сопровождение
Проверьте все оборудование: проекторы, микрофоны, ноутбуки. Подготовьте полиграфию, сувениры, QR-коды и промо-ролики.
Всегда держите запасные варианты техники на случай непредвиденных ситуаций!
Всегда держите запасные варианты техники на случай непредвиденных ситуаций!
Работа с персоналом и сценарий работы
Распределите роли сотрудников, проведите инструктаж по взаимодействию с посетителями. Наша практика показывает: подготовленные и уверенные сотрудники значительно повышают конверсию контактов в клиентов.
Организация продвижения
Рассылки, соцсети, онлайн-реклама и офлайн материалы — всё это повышает посещаемость. Также стоит подготовить сувениры и раздаточные материалы.
Для B2B выставок эффективно использовать отдельные приглашения ключевым партнёрам.
Для B2B выставок эффективно использовать отдельные приглашения ключевым партнёрам.
Мониторинг и аналитика
Собирайте контакты, фото и видеоотчёты, отзывы гостей. Это позволит оценить эффективность и подготовить улучшения для следующих мероприятий.
Советы экспертов
На основании своего опыта мы выделяем ключевые рекомендации в подходе к организации выставки:
- Не экономьте на стенде и визуальных материалах — эффектное оформление привлекает внимание.
- Дегустации, мастер-классы и демонстрации привлекают больше внимания, чем статические стенды.
- Распределяйте активности по пиковым часам посещаемости.
- QR-коды, интерактивные презентации и видео дают посетителям больше информации и экономят время персонала.
- Совместные экспозиции с партнёрами создают дополнительную ценность для аудитории.
- Короткие интервью и анкеты помогают получить точную информацию о впечатлениях гостей.
Практический чек-лист «Проверка готовности к выставке»
На основании своего опыта мы выделяем ключевые рекомендации в подходе к организации выставки:
-
Определено, какие KPI должна принести выставка - Изучена целевая аудитория и её потребности
- Сформирован формат стенда и зоны экспозиции
- Подготовлены все материалы: полиграфия, сувениры, промо-ролики
- Разработан сценарий презентаций и мастер-классов
- Проверено и протестировано техническое оборудование
- Распределены роли персонала и проведен инструктаж
- Настроены механизмы привлечения посетителей
- Организован сбор контактов и аналитика
- Подготовлен аварийный план
- Проверена логистика доставки стенда и материалов
- Контроль бюджета с резервом на непредвиденные расходы
- Настроены механизмы обратной связи с посетителями
Бюджет и расходы
Типичное распределение расходов на подготовку:
Составьте бюджет заранее, учитывая резерв 10−15% на непредвиденные расходы. Это позволит успешно организовать выставку и избежать неожиданных затрат.
Организация выставки — это комплексный процесс, где каждый этап важен. С правильным планированием, технической подготовкой и экспертной поддержкой ваше участие принесет максимальную пользу и поможет эффективно продвигать бренд.
Если нужна помощь с разработкой концепции и подготовкой выставки, мы готовы предложить индивидуальное сопровождение и полное техническое обеспечение. Свяжитесь с нами!
- Аренда стенда — 40%;
- Реклама — 25%;
- Полиграфия и материалы — 15%;
- Персонал — 10%;
- Непредвиденные расходы — 10%.
Составьте бюджет заранее, учитывая резерв 10−15% на непредвиденные расходы. Это позволит успешно организовать выставку и избежать неожиданных затрат.
Организация выставки — это комплексный процесс, где каждый этап важен. С правильным планированием, технической подготовкой и экспертной поддержкой ваше участие принесет максимальную пользу и поможет эффективно продвигать бренд.
Если нужна помощь с разработкой концепции и подготовкой выставки, мы готовы предложить индивидуальное сопровождение и полное техническое обеспечение. Свяжитесь с нами!
Позвоните или оставьте заявку
Появились вопросы?
Готовы ответить!
Готовы ответить!
Связанные услуги
Смотрите также
Получите бесплатную консультацию
Задайте интересующий вас вопрос — мы свяжемся с вами для обсуждения и подготовки дальнейшего предложения!
Ответим в течение часа